فريق عمل الدليل

الإشراف

  • م. موسى بن محمد الموسى
  • أ. حماد بن عبدالرحمن العمر

المدير الفني

  • م. عبدالله بن نوري المزين

عضو فني

  • أ. سعود بن عبد العزيز النقيثان

المتابعة والتنسيق

  • أ. محمد بن سعيد بابكير
  • أ. ماجد بن صالح المضلع

لجنة التحكيم

  • م. فوزي بن علوي الجعيد
  • د. إبراهـــــيــــم بن أحـــمـــد العـــــــامـــــر
  • د. عبدالكريم بن عبد العزيز المحرج
  • د. عـــــــلـــي بن ســـلـــيــمــان الــــفـــــــوزان
  • د. يـوســــــــــــف بـن حســــــــــــن مغـــــــــربي
  • د. ســــــــامي بن ســـفــــــر الشــــــهــــراني
  • د. نــــورة بــــنــــت يحـــــــــــيى الفــــيـــــفــي
  • أ. جـــــواهــر بـنـــت عــــبد العـزيز العمر
Phasethreecat1_page1
shutterstock_113532502

المقدمة

shutterstock_193456058

بفضل الله تعالى يعيش العالم الإسلامي إقبالاً على تعليم القرآن الكريم، يشهد لذلك الإحصائيات التي تبرز النمو المتزايد في أعداد المتعلِّمين، إضافة إلى التطور في تعليمه وفق عمل مؤسسي؛ ومن ذلك انتشار معاهد إعداد معلمات القرآن الكريمPhaseOnecat1_page5

PhaseOnecat1_page6and7

PhaseOnecat1_page8_1

PhaseOnecat1_page8_2

ما تبرز الإحصائيات مدى الحاجة إلى تأسيس معاهد جديدة لتغطية هذا العدد الكبير من المعلمات، خصوصاً مع كثرة التسرب لدى المعلمات بسبب ظروفهن.
لبى الدليل احتياجات كل من يُعنى بتأسيس أو تشغيل أو تطوير معاهد إعداد معلمات القرآن الكريم، حيث تم تقسيم الدليل إلى ثلاثة أجزاء رئيسية هي:
الجزء الأول:
مرحلة التأسيس:
وهو الجزء الأهم في الدليل، وناقش مراحل التأسيس المختلفة ابتداءً من تكوين فريق التأسيس، ومروراً بدراسة الاحتياج وجدوى المشروع، ومن ثم المجلس العلمي، والخطة الإستراتيجية، والاحتياجات من الكادر البشري، والتجهيزات اللازمة، انتهاءً بالموازنة المطلوبة لذلك.
الجزء الثاني:
PhaseOnecat1_page10مرحلة التشغيل:
تطرق الدليل في هذا الجزء إلى مرحلة تسيير أعمال المعهد وتشغيله بالوجه الأمثل، بدءاً بكيفية الإعداد الجيد لتشغيل المعهد في إعداد النظام التعليمي والنظام الإداري والمالي، ومروراً بالخطة التنفيذية والتشغيلية لتسيير أنشطة المعهد، وانتهاءً بخطة إدارة الأزمات.
الجزء الثالث:
مرحلة التطوير:
احتوى هذا الجزء أربعة موضوعات تتناول: الجودة بمفهومها ومبادئها ومتطلباتها، وتنمية موارد المعهد: البشرية والمادية والمالية والسمعة.. وغيرها، كما تطرق إلى بيئة عمل المعهد، وما يجب أن تكون عليه، وأخيراً ناقش البحث العلمي والتطوير كأحد ركائز مؤسسات التعليم الحديثة، وأحد روافد الفكر والمعرفة.
وللتنبيه.. فالهدف الأساس من الدليل هو تقديم خطوات واضحة في تأسيس المعهد، وقد تم تضمين الدليل جزئي التشغيل والتطوير؛ ليتم مراعاتها أثناء التأسيس؛ ولتستفيد منها المعاهد القائمة.
روعي في الدليل أن يتوافق كثيراً مع اشتراطات التعليم العالي لإمكانية أن يكون المعهد نواةً لكلية تمنح درجة البكالوريوس، كما أن سنوات

PhaseOnecat1_page11

PhaseOnecat1_page12and13

كيان مستقل تعليمي أكاديمي بعد الثانوي على الأقل، في مبنى معد كبيئة تعليمية أكاديمية، يقدم خلاله برنامج تأهيلي لإعداد معلمات لتعليم وتحفيظ القرآن الكريم، من خلال خطة تعليمية أكاديمية، وكوادر متخصصة، وقد يكون المبنى مجموعة غرف وقاعات ملحقة بمبنى له أنشطة مشابهة

select_cat2_1

هم مجموعة أفراد متطوعين، أو منتخبين، أو معينين، لديهم سلطة جماعية لوضع سياسة المعهد والإشراف عليه، ومتابعة التنفيذ، واتخاذ القرارات الإستراتيجية.

select_cat2_2

شخص مسؤول أمام مجلس الإدارة عن إدارة المعهد وعملياته، وتتم متابعته ومحاسبته من قبلهم على النجاحات والتغيرات، وهو غالباً من يقوم بتأسيس المعهد ابتداءً، وهو الممثل القانوني للمعهد أمام الجهات الرسمية .

select_cat2_3

حلقة الوصل بين مشرف المعهد وفريق عمل المعهد، وهي التي تباشر الإدارة التنفيذية للموظفات والعمليات والإجراءات، ويعوَّل عليها في إنجاح مسيرة المعهد عمليًّا بإذن الله.

select_cat2_4

جهة أو مجموعة أفراد يأخذون على عاتقهم إيجاد المعهد على أرض الواقع، ولا يشترط دخولهم في تشغيله فيما بعد.

select_cat2_5

الموظفات تحت إدارة عميدة المعهد، ويتم تكوينُهن قُبيل إطلاق العملية التعليمية، والإعلان عن فتح التقديم للالتحاق بالمعهد، ويشمل الإداريات ومعلمات القرآن، بالإضافة إلى محاضِرات دائمات متعاقدات كموظفات بالمعهد إن وجد.

select_cat2_6

المحاضرون والمحاضرات الأكاديميون الذين يقدمون المقررات بالمعهد، سواء أكانوا متعاونين بنظام الساعات، أو موظفات وموظفين دائمين بعقد مع المعهد، ويلحق بهم معلمات القرآن الكريم، واللواتي في الغالب يكن موظفات دائمات بالمعهد بنظام العقد السنوي، وبدوام كامل.

select_cat2_7

وثيقة تحوي أنظمة وقوانين منظومة العمل في المعهد، وتصمم انطلاقاً من أطر الأنظمة الأساسية، والتي تضعها الجهات الإشرافية على المعاهد، وتنصُّ الأنظمة الأساسية على مجالات العمل الأساسية للمعاهد وصلاحياتها وآلية إقامتها وإدارتها بشكل عام إداريًّا وماليًّا، بينما اللائحة الإدارية تصف التفاصيل في إدارة العمليات، وفرق العمل، وآليات ومعايير التنفيذ التي يختارها مجلس الإدارة .

select_cat2_8

cat_2_18

arwo_colocation1
وثيقة إلحاقية للائحة الإدارية، تحوي إسناد القرارات الإدارية مثل (الموافقة على الإجازات، وفتح أظرف الأسئلة وغيرها)، والقرارات المالية مثل (رفع مسيرات الرواتب، واستلام الرسوم وتوثيقها) على مختلف المستويات الإدارية بالمعهد، وتوضح دور كل طرف له علاقة باتخاذ القرار، سواء بالتوصية، أو بالاطلاع، أو التنفيذ وغيرها.
arwo_colocation2
وثيقة ترسم وتحدد منظومة العمليات المالية بالمعهد، والمعايير والمسؤوليات الخاصة في الإجراءات المالية والمحاسبية بالمعهد، وتصمم بنفس منهجية اللائحة الإدارية

البرامــــــــــــــج التدريبيــــــة والتعليمية :
بسبب الاحتياج أو لتوفر أوقات وطاقات غير مستغلة في المعهد يتم تصميم برامج تطويرية تصل لعام دراسي، ودورات تدريبية تتراوح من يوم إلى عشرة أيام؛ تهدف بمجملها لتقديم خدمات تعليمية وتطويرية تكميلية وتخصصية لمفردات المناهج والخطة التعليمية بالعموم، أو لجوانب بيئات عمل الجهات التي تخدم كتاب الله، ومن ذلك (دبلوم مديرات مدارس القرآن – دورة تجويد مكثفة – مهارات إدارة الصف التعليمي ..).
الجهات الإشرافية :
PhaseOnecat2_page20المعاهد كباقي المؤسسات التعليمية والنفعية والتجارية لا بد أن يكون لها مرجع قانوني تعمل بإشرافه، سواء كانت وزارة، أو منظمة تحت إشراف الوزارة، مثل الجامعات أو جمعيات تحفيظ القرآن الكريم، وقد يتبع بعض المعاهد لأكثر من جهة في آن واحد؛ كأن تتبع إداريًّا لجمعية خيرية، وتتبع بعملياتها التعليمية لإشراف أكاديمي لجهة تعليمية بقصد الاعتراف بالشهادات الممنوحة للمتخرجات، وقد تتبع ماليًّا لجهة مستقلة أيضاً.

الجهة المانحة:
تعتمد كثير من المعاهد على جهات تمويلية لأعمال الخير، كالأوقاف، والمؤسسات المانحة، والمبرّات الخيرية، والمكاتب الخيرية لرجال الأعمال، وهذه بمجملها تدعى بالجهات المانحة أو الممولة أو الداعمة، مع وجود بعض الجهات الإشرافية التي تقدم تمويلاً كاملاً أو جزئيًّا، وحينها تكون الجهة إشرافية ومانحة.

الخطة التعليمية :
وثيقة تحوي على مسار تطويري يبنى بمنهجية علمية خاصة على أيدي خبراء أكاديميين، وتضم مجموعة أهداف تعليمية تعكس على أسماء مقررات مع تفصيل مفرداتها، وأدوات وآليات تقديم هذه المفردات، وأدوات ومعايير قياس واجتياز هذه المناهج من قبل المتعلمات، ومدتها سنتان تهدف لإعداد معلمات لتعليم وتحفيظ القرآن الكريم، بحيث يكون للقرآن الكريم والتجويد نصيب كافٍ.
برنامج الدبلوم:
برنامج أكاديمي يقدم بعد المرحلة الثانوية، أو ما يسمى التعليم العام، ويعتبر أقل مستوى أكاديمي من درجة البكالوريوس، ويمكن أن تلتحق به من تحمل شهادة البكالوريوس أو أعلى، ومدته عامان، ويصمم مفرداته مجموعة أكاديميين وفق المنهجيات الأكاديمية المعتبرة، ويهدف لتخريج معلمات تعليم وتحفيظ القرآن الكريم. وفي حال أنّ أغلب المتقدمات من حملة البكالوريوس فيتم تصميم المناهج بما يناسبهن، ويبنى على المناهج التي تم أخذها بالبكالوريوس، وحينها يكون بمثابة دبلوم عال أو ماجستير إن تم أخذ اعتماد لذلك.PhaseOnecat2_page21

الجهات المماثلة :

معاهد إعداد معلمات القرآن الكريم.

الجهات المشابهة :

جهات تعليمية، أو جهات تقدم خدمات قريبة لخدماتنا مهما كان تخصصها، كالمعاهد التجارية والتقنية.

المكونات:

هي الأجزاء والوحدات التي تتكامل مع بعضها لتكون شيئاً معيناً، سواء أكانت مادية أو معنوية.

النظام :

مجموعة عمليات ذات علاقة، ويتم التعامل مع الأنظمة من خلال عملياتها.

العملية:

في اللغة مجموعة أحداث تترك أثراً خاصًّا. وإداريًّا عرفها البعض: إجراءات تنفذ لتحقيق هدف معين بواسطة فريق عمل محدَّد.

PhaseOnecat2_page22

تعاريف الإضافات في صفحات الدليل:

phase_2page23_1

تلميحة

phase_2page23_2

نموذج

phase_2page23_3

معلومات إثرائية

PhaseOnecat2_page20

أفكار وتطبيقات

PhaseOnecat2_page25PhaseOnecat3_page26

PhaseOnecat4_page27

فريق التأسيس

جهة أو مجموعة أفراد يأخذون على عاتقهم إيجاد المعهد على أرض الواقع، ولا يشترط دخولهم في تشغيله فيما بعد.

من معايير اختيار الفريق :

– شخصية قيادية .
– خبرة في العمل الخيري.
– خبرة في العمل بالجهات النسائية لتعليم القرآن الكريم.

– خبرة في تأسيس وإدارة المشاريع.
– علاقات عامة وذكاء اجتماعي.
– الحس المالي.
– القدرة على التعامل مع الأنظمة القانونية وفهم اللوائح .

cat_4_28

PhaseOnecat4_page29

PhaseOnecat4_page30

– تعيين سكرتير متابعة الأعمال من شأنه أن يسرع الإنجاز، وينظم الأعمال، ويسهل متابعتها.
– يفضل أن يتم تحديد جدول اجتماعات دورية للفريق التأسيسي .
– بالإمكان الاستعانة بمستشارين أو جهات مختصة في تنفيذ بعض مهام خطة الفريق التأسيسي.
– معايير الاختيار لا تعني وجود شخص لكل معيار، وإنما هنالك أشخاص يمتلكون أكثر من جانب ، ويفضل عدد أعضاء الفريق من 3 إلى 5 .

ويناط بهم تنفيذ خطوات مرحلة التأسيس من خلال خطة عمل يتم وضعها تشمل:
PhaseOnecat4_page31

PhaseOnecat5_32

هي حقائق ودلائل ومبررات تدعم اتخاذ القرار بإنشاء المعهد من عدمه، و تعتبر عاملاً أساسيًّا في التعامل مع الجهات الإشرافية والرسمية، ويعد عاملاً مؤثراً في مخاطبة الجهات المانحة والتمويلية والداعمين للمعهد، وتتكون دراسة الاحتياج من:
1) دراسة المبررات للمعهد.
2) تحديد المتطلبات القانونية للمعهد.
3) تحديد الاحتياجات التشغيلية للمعهد.

1) دراسة مبررات وجدوى تأسيس المعهد:
هي الأسباب والعوامل التي تستدعي تأسيس المعهد، ويتم جمعها عن طريق الاستقراء والاستشراف لمدى الاحتياج لكوادر تعليم القرآن في نطاق العمل المستهدف، ومن الأدوات والمنهجيات المتبعة:
– مقابلات شخصية مع مديري جهات تعليم القرآن.
– استقراء معدلات النمو السكاني، والاطلاع على الخطط المستقبلية لجهات تعليم القرآن.
– معرفة أعداد التسرب والتقاعد.
– معرفة نقاط القوة والضعف، والفرص المتاحة.
– معرفة إحصائية بحلقات القرآن الكريم، ويمكن استخدام الجدول (التقريبي) التالي :
PhaseOnecat5_page33

PhaseOnecat5_page34_1

– معرفة ما يعيق فتح المدارس والحلقات القرآنية؛ فأحياناً يكون العائق عدم توفر المعلمين.
– معرفة هل توجد جهة مختصة بإعداد معلمات القرآن وتطويرهن؟ ما اسمها، ما برامجها وطرق تدريسها، مدة الدراسة فيها ونظامها؟
– معرفة كيف يتم إعداد المعلمات للمدارس والحلقات القرآنية، هل يتم إعداد المديرات والإداريات أيضاً.
– معرفة كيف يتم تطوير المعلمات والإداريات (وهن على رأس العمل) في المدارس والحلقات القرآنية.

PhaseOnecat5_page34

2) متطلبات قانونية للمعهد:

لا بد من توفير الهوية القانونية لأيِّ عمل مؤسسي، وتقوم هذه الهوية بإثبات وجود العمل وشرعيته، ومن خلالها يتم التعامل مع القطاعات الحكومي والخاص والخيري، إضافة إلى أنها تحفظ للعمل حقوقه.
وهنالك اختلاف من دولة لأخرى في آليات ومتطلبات اعتماد الهوية القانونية للمعاهد، بل إنه في نفس البلد تختلف الإجراءات والمتطلبات حسب الوزارة أو الجهة التنظيمية التي يتبع لها المعهد، سواء أكانت جهة متخصصة بخدمة القرآن، أو جهة غير ربحية، أو جهة تعليمية أوغيرها.
ويقوم فريق العمل بطرح كل الخيارات المتاحة ـ إن وُجدت خيارات ـ كمظلات رسمية للمعهد ودراسة الأنسب منها، بعد تحديدهم لمجموعة معايير يفاضلون بها بين المظلات الرسمية، ومنها :
1. سهولة الإجراءات والتعامل مع الجهة حاليًّا ومستقبلاً.
2. العمر الافتراضي للتصريح، وكيفية التجديد والتكاليف المتعلقة بذلك.
3. الاشتراطات الفنية والإدارية ومقارنتها بالموارد والإمكانات المتاحة.
4. ما توفره الجهة من دعم مادي ومعنوي، والإفادة من خبراتهم.
5. الفوائد والآثار المنظورة وغير المنظورة ذات العلاقة بجودة عمل المعهد، وجودة مخرجاته .

PhaseOnecat5_page35

3) تحديد الاحتياجات التشغيلية للمعهد:

وهي المجالات الأساسية التي يتم بحثها وتحديدها لمعرفة ملامح نموذج عمل المعهد مستقبلاً، وهي :
1) الاحتياج الفني للمعهد.
2) الاحتياج التسويقي للمعهد.
3) الاحتياج المالي للمعهد.

PhaseOnecat5_page36

1) الاحتياج الفني للمعهد:

هي المتطلبات المهنية والمادية المتعلقة ببيئة العمل كالمبنى، والمواد المستخدمة، والأنظمة، والاعتمادات، ومؤهلات الفريق التعليمي والإداري، وأبرزها :
– عدد القاعات التعليمية اللازمة، وطبيعة تجهيزاتها، وعدد الملاحق الإدارية والخدمية المطلوبة.
– التأثيث المكتبي والتعليمي.
– تحديد الكوادر التعليمية المطلوبة، والبحث عن توفرها، وطبيعة التعاقد معهم.
– تحديد الكوادر الإدارية أعداداً وتخصصات.
– الأنظمة الإلكترونية المتخصصة بإدارة البيئات التعليمية، أو التي من الممكن استخدامها.
– اشتراطات الأمن والسلامة الواجب توافرها في المعهد.

PhaseOnecat5_page37

PhaseOnecat5_page38

لمعرفة اشتراطات الجهات ينبغي على الفريق مراسلة الجهات وزيارتها، وعدم الاعتماد على تجارب أو معلومات قديمة مهما كان مصدرها.

PhaseOnecat5_page39
الاحتياج التسويقي للمعهد:
يطلق أهل الاختصاص على أنشطة العملية التسويقية اسم (المزيج التسويقي)، وتتعدد أيضاً عناصره من وجهة نظـــر إلى أخرى، وأشهرهـــــا ( السلعة، المكان، الترويج، التسعيرة)، ولكل بيئة عمل خصائص قد تفرض تغييرات على عناصر المزيج التسويقي، وبالنسبة للمعاهد فأهم أنشطة بحاجة للعمل عليها هي:

1) موقع المعهد:
المكان الأنسب لمقر المعهد، والأسهل وصولاً من قبل المستفيدين، والتكامل مع التجهيزات والمواد المناسبة للوصول لبيئة تعليمية جاذبة.
2) قيمة الاشتراك المناسب:
تحديد مقدار الاشتراك والرسوم الأنسب، مع مراعاة متوسط اشتراكات الجهات المشابهة، وإلى متوسط دخل عائلات الطالبات.

3) الدعاية والإعلام:
إقامة حملات إعلامية لاستقطاب الطالبات إلى المعهد بعد تحديد القنوات الأنسب للوصول إليهن، والأساليب الأجدر للتحفيز والتأثير فيهن بعد معرفة قيمهن واهتماماتهن.

4) المنافسون:
في حالة وجود معاهد مشابهة تقدم نفس الخدمة، ولكون هدفنا غير ربحي، فإنه يتم اللجوء إلى:
1) التكامل والشراكة في خدمة المستفيدين، وتغطية الاحتياج.
2) البحث عن موقع آخر غير مخدوم.

PhaseOnecat5_page40

من أساليب تحديد الاحتياجات الفنية:

الاطلاع على تجارب جهات مشابهة كما في موقع هذا الدليل داخل موقع مركز معاهد:
– الاطلاع على شروط الجهة الإشرافية على المعهد، والجهات التعليمية بالعموم.
– سؤال أهل الخبرة والتجربة في بيئات العمل التعليمي والمتخصصين الأكاديميين.
عند جمع المعلومات للاحتياج الفني فمن الجدير أن يتم جمع:
– الأنظمة واللوائح والخطط التعليمية.
– آليات التنفيذ الشائعة والناجحة.
– الوسائل والتقنيات المستخدمة.
– آلية التعامل مع المخرجات والنتائج من العمليات وطرق التعامل معها.
– معايير جودة العمل بالمعاهد، وإرضاء الأطراف المستفيدة.
وكل ذلك موجود في موقع الدليل .

PhaseOnecat5_page41

3) الاحتياج المالي للمعهد:

من أهم روافد إقامة المعهد توفر المورد المالي لتغطية المصاريف التأسيسية، والمصاريف التشغيلية، وتختلف مصادر الموارد المالية من معهد لآخر، فمنها ما تتكفل الجهة الرسمية التي يتبع لها المعهد بتغطية مصاريفها، ومنها ما يبحث في عدة بدائل منها:
– الرسوم التي تدفعها الطالبات.
– أوقاف خاصة للمعهد.
– جهات مانحة.
– هبات من محسنين ومتبرعين.
– عضوية خيرية للمهتمين برسوم اشتراك.
– استثمار المرافق والخدمات داخل المعهد، كمركز خدمات الطالبات والبوفيه.

PhaseOnecat5_page42PhaseOnecat5_page43PhaseOnecat5_page44

وعملية توفير المورد المالي هي عملية مشتركة بين الفريق التأسيسي ومشرف المعهد، يقومون خلالها بتوفير التغطية المالية للمصاريف المتوقعة لمرحلتي التأسيس والتشغيل لأول سنة أو عدة سنوات يتفق عليها الفريق التأسيسي من خلال عناصر تكلفة محددة، ومنها:

PhaseOnecat5_page45

– قبل الشروع في التعاملات المالية يتعين وجود محاسب كموظف أساسي أو متعاون؛ ليضبط ويوثق القيود المحاسبية، والعمليات المالية، ويقوم بالاطلاع على النظام المالي للجهة الرسمية التي يتبع لها المعهد، وفهم إجراءاتها وسياساتها.
– تضع بعض المعاهد نظاماً ماليًّا ولائحة صلاحيات مالية لها يعدها خبير مالي، بشرط ألا يتعارض بطبيعة الحال مع نظام الجهة الرسمية، والأنظمة القانونية والتشريعية الأخرى في الدولة.

PhaseOnecat5_page46_1

معلومات :

PhaseOnecat5_page46_2

من أدوات إنشاء وتطوير الأفكار هرم (Culture , Best practices Mission)، ويتم ابتداءً بتحديد الزاويةC ثم Mثم يتم استخدام مختلف الأدوات البحثية من مقابلات واستبانات ونحوها خلال وقت وتكلفة محددة؛ لجمع ما يمكن في الزاويةB ثم أخيراً يتم فلترة واختزال ما تم جمعه استناداً على C و M .

PhaseOnecat5_page46_3

المجلس الـعلـمــي
هو فريق علمي أكاديمي يعنى برسم السياسات والتطبيقات والمناهج والبيئة التعليمية للمعهد، والارتقاء المستمر بالمستوى التعليمي فيه .
تكوين المجلس العلمي:
– غالباً ما يتم إصدار قرار تكوين المجلس العلمي من الجهة الإشرافية على المعهد، وفي حال كون المجلس له اعتماد أكاديمي من جهة مختصة فيتم موافقة كلا الجهتين على أعضاء المجلس.
– للمجالس أنظمة خاصة بها تبين طبيعة اجتماعاتها، وطريقة اتخاذ القرارات بها، ومستوى صلاحياتها، ومكافآت الأعضاء، وطريقة التواصل بين المجلس والأطراف الأخرى.
– ويتكون من عدد فردي من الأعضاء الأكاديميين المميزين متكاملي التخصصات والخبرات في المجالات التالية: القرآن الكريم وعلومه، العلم الشرعي، المناهج والتربية، التدريب، الإدارة، بيئة العمل التعليمية، إدارة المشاريع الخيرية النسائية.
PhaseOnecat5_page47

معلومات:

للمجالس مدة افتراضية تختلف من جهة لأخرى، وعلى سبيل المثال في المملكة العربية السعودية يحددها نظام التعليم العالي والجامعات بسنتين حسب المادة (28-31) واللتان حددتا مجموعة مهام وصلاحيات المجالس العلمية بالجامعات

PhaseOnecat5_page48

مهام المجلس العلمي:
PhaseOnecat5_page49
PhaseOnecat5_page50
PhaseOnecat5_page51

PhaseOnecat5_page52

للمجلس العلمي تشكيل لجان أو التعاقد مع جهات أو تكليف من يراه لأداء بعض مهامه كتصميم المناهج أو إعداد اللائحة التعليمية .

PhaseOnecat5_page53

تقوم أغلب المعاهد بإقامة مجموعة مجالس بحسب حجم وبيئة المعهد، ومن أشهرها :
مجلس الإدارة:
أعضاء من داخل وخارج المعهد، تعرض عليهم نتائج الأداء، والصعوبات التي تواجه المعهد؛ ليصوتوا على أفضل طرق للتطوير والإنجاز، وغالباً ما يكون لهم اجتماعات دورية، وعند اللزوم يقومون بعقد اجتماعات طارئة، وهم ممثلون للمعهد، ولهم أعلى سلطة إدارية بالمعهد، ويحيلون ما يتعلق بالجوانب التعليمية للمجلس العلمي، ويستمعون لتوصياته.
المجلس الاستشاري: مجموعة أعضاء أصحاب خبرات مثرية لأنشطة المعهد الأساسية من عمليات تعليمية أو تربوية، أو في الجوانب العلمية المتعلقة بالقرآن وتعليمه، أو في جوانب إدارة البيئات المشابهة، ولا يلزم اجتماعهم؛ إذ يكفي التواصل معهم كأفراد في موضوعات معينة، كما يتم إطلاعهم على التقارير الدورية للمعهد، ولهم أن يبادروا بأفكار أو انتقادات يرفعونها لمجلس الإدارة كتوصيات، ولمجلس الإدارة استضافتهم في إحدى جلساته.
المجلس التنفيذي: مجلس برئاسة عميدة المعهد، يضم عدداً فرديًّا

PhaseOnecat5_page54

من العضوات الإداريات من داخل المعهد، والإداريات في جهات مشابهة، أو ذات علاقة من خارج المعهد، كمديرات جهات تعليم وتحفيظ القرآن الكريم، أو أكاديميات بنفس المجال، يجتمعون دوريًّا لاتخاذ القرارات التشغيلية، مثل اعتماد خطط الاختبارات والقبول والتخريج، وتوزيع الطالبات واعتماد التقارير، ورفع التوصيات لمشرف المعهد أو لمجلس الإدارة فيما لا يملكون صلاحياته، ولهم أيضاً طلب استشارات من المجلس الاستشاري، أو أحد أعضائه، أو اختيار لجنة استشارية خاصة بهم.

1) مجلس التطوير: مجموعة عضوات عاملات بالمعهد، يجتمعن وفق توجيه المجلس التنفيذي لدراسة صعوبة أو البحث عن فرصة تطوير لنشاط أو عملية محددة، ويرفعن توصياتهن للمجلس التنفيذي، كما تعمد بعض المعاهد بإسناد مهام دائمة لمثل هذه المجالس، ويتم تحديد اجتماعات دورية لهن.
ولكل مجلس يتم إصدار نظام ومجموعة صلاحيات تفصل عمله وبالإمكان تغيير التسمية مما يؤثر بنوعية الأعضاء وصلاحياتهم مثل أن تسمى لجان أو هيئات أو نحوها. وكل معهد يختار الأنسب لظروفه.

بناء وثيقة الخطط والمقررات الدراسية ( المناهج ):

بناء وثيقة الخطط والمقررات الدراسية ( المناهج ) لتشمل خطة الدراسة وتعريف بكل مقرر وأهدافه ومفرداته ومراجعه بما يحقق الكفايات التدريسية لمعلمة القرآن الكريم.

PhaseOnecat5_page55

PhaseOnecat7_page56

– تغطي المناهج ثلاثة مجالات رئيسة لتحقيق الكفايات التدريسية لمعلمة القرآن الكريم وهي ( القرآن الكريم وعلومه ، العلم الشرعي ، الإعداد التربوي ، يندرج تحت كل مجال عدة مقررات ) .
– قد لا يُعطى مجال الإعداد التربوي حقه لسبب أو لآخر مما ينعكس على ضعف نتاج خريجات المعهد التربوي والتعليمي.
– يلاحظ عند وضع الوثيقة وإعداد النظام أن يكون متوافق مع التعليم العالي الجامعي وليس التعليم العام، لضمان جودة المخرج وحتى يسهل عملية الاعتراف به ومعادلته – يوجد مناهج مختلفة للمعاهد ، في موقع الدليل .

PhaseOnecat7_page57

إعداد لائحة تنظيمية وأدلة إجرائية لعمل المعهد وفق نظام محكم قبل افتتاحه لضبط نظام المعهد الإداري والتعليمي والمالي .

آلية إعداد اللائحة التنظيمية والأدلة الإجرائية :

PhaseOnecat7_page58

– تحوي اللائحة : النظام الإداري والتعليمي والمالي والاختبارات
– إعداد أدلة إجرائية مثل دليل الطالبة
– الجمع بين المرونة والجودة في الأنظمة والإجراءات
– يوجد لوائح مختلفة للمعاهد ، في موقع الدليل

الخطة الإستراتيجية:
هي خطة طويلة المدى توضح رؤية ورسالة وأهداف المعهد خلال مرحلة إستراتيجية معينة، والتي تكون مدتها من ثلاث إلى خمس سنوات في منظمات الأعمال، أو عشر سنوات كما هو معمول به في مجموعة من الجهات التعليمية المشابهة، كما تحوي الخطة الإستراتيجية وحسب المنهجية التي يتم اختيارها على مكونات غير ثابتة من منهجية لأخرى، ومن أهم المكونات في التخطيط الإستراتيجي للمعاهد:
1) قيم المعهد:
وهي المبادئ والمعايير الأخلاقية التي تؤمن بها المؤسسة، وتنعكس في نمط عملها مع الآخرين وفي منتجاتها، ويتم ذكر أهم ثلاثة إلى سبعة مبادئ من الواجب توفرها في المنتج أو الخدمة أو نمط التعامل لتحقيق رضا المستفيدين، وتكون خارج نطاق إجراءات العمل.
2) الرؤية:
هي الصورة الذهنية للمعهد في عقول المستفيدين عند نقطة زمنية، ويعرفها البعض بأنها الإجابة على سؤال: أين نريد أن نكون في المستقبل؟
3) الرسالة:
جملة تلخص من نحن؟ وماذا نريد؟ وكيف سنصل لما نريد؟ وبأيِّ الأساليب والأدوات؟

4- الأهداف المرحلية:
هي غايات يتم رسمها وفق قدرات المعهد وبيئته؛ لتسهم بعد تكاملها في تحقيق جوانب الرؤية، ويحرص في صياغتها أن تكون عبارات محددة المعنى، وواضحة القصد، وواقعية في الحجم المراد إنجازه، وقابلة للقياس وتحديد مستوى التقدم، ومحددة بزمن، ويتم اختيار مجموعة برامج ومشاريع وأنشطة لتحقيق الأهداف من خلال خطة عمل يتراوح بالعادة مداها من سنة إلى ثلاث سنوات .
5) السياسات:
هي محددات أداء ومبادئ في العمل تصاغ بعبارات موجزة، تحكم عدم خروج المعهد وممارسات الخطة الإستراتيجية وفعالياتها عن النطاق المحدد.
6) الهيكلة:
رسم تسلسلي PhaseOnecat7_page59

للمستويات الإدارية بالمعهد، ووحدات العمل الأساسية والمساندة والتي من شأنها أن توفر التقسيم الأمثل للأعمال التعليمية والإدارية بالمعهد لتحقيق رؤية وأهداف المعهد، ومن أبرز فوائدها أنها تحدد نوع وعدد الطاقات البشرية المطلوبة لإدارة وتشغيل المعهد؛ إذ يتم بعدها رسم التوصيف الوظيفي، والذي يحدد المهام التي على الموظفين والموظفات أداؤها، والمهارات الواجب توفرها فيهم، ومرجعيتهم الإدارية، ومن المعايير المؤثرة بتحديد الهياكل مهما كانت النماذج المستخدمة لبنائها:- اشتراطات الجهات التنظيمية والتي تشرف على المعاهد أو ترخصها.
– حجم مبنى المعهد وتجهيزاته.
– عدد الطالبات الكلي في المعهد.
– طبيعة البرامج التعليمية المقدمة بالمعهد وعددها.-
ساعات العمل بالمعهد.
– الطاقات المتوفرة من الكوادر التعليمية والعاملين

PhaseOnecat7_page60

PhaseOnecat7_page61

تعمد كثير من المعاهد لعدم وضع خطة إستراتيجية عند الإنشاء، وإنما يكتفون بخطة تنفيذية تنطلق من رؤية مبدئية ورسالة وأهداف ، وبعد التجربة العملية لمدة عام على الأقل يقومون بوضع خطة إستراتيجية كاملة انطلاقاً من الخبرة العملية.

الموارد البشرية
كما أشرنا سابقاً أن تحديد الموارد البشرية المطلوبة لتشغيل المعهد تأتي بعد تحديد الهيكل الإداري، والذي بطبيعته يختلف من معهد لآخر حسب اختلاف ظروف البيئة وغيرها من العوامل الأخرى، ولكن في غالب المعاهد يكون هناك ثلاث وظائف أساسية من الصعب استبعادها وهي:PhaseOnecat8_page62
1) مشرف المعهد.
2) عميدة المعهد.
3)معلمة قرآن أو أكثر متمكنة مقيمة.
ويناط لكل منهما تكوين فريقه التنفيذي الخاص به، ولأهمية منصبي مشرف المعهد وعميدة المعهد، سنستعرض مهامهما الوظيفية الأساسية:
1) مشرف المعهد:
-يعين غالباً بقرار من مجلس الإدارة، ويتم اختيار صاحب الكفاءة والفاعلية في إدارة البيئات التعليمية النسائية أو ما شابهها، ويكون هو المسؤول الأول أمام مجلس الإدارة عن متابعة وتطبيق السياسات واللوائح والقرارات وتنفيذها، ويكون تعيينه لفترة محددة كسنتين أو ثلاث سنوات قابلة للتجديد، ومن أبرز الاشتراطات والصفات المطلوب توافرها في مشرف المعهد:
– أن يكون حاصلاً على شهادة البكالوريوس كحد أدنى، ويفضل حصوله على مؤهلات عليا.
– من ذوي الخبرة الإدارية والتعليمية، ما لا يقل عن خمس سنوات.
-صاحب رسالة في تعليم القرآن والتخلق به، ويتبنى هم نجاح المعهد.
-سبق له القيام بعمل قيادي أو إشرافي ناجح، ويفضل أن يكون العمل أكاديمياً جامعياً أو تعليمياً تربوياً.
– تتصف شخصيته بالانضباط والاتزان.
– القدرة على التواصل والتعامل مع مختلف أنماط الشخصيات والاقناع والتفاوض.
– أن يملك الوقت الكافي للإشراف

على المشروع.
– له خبرة في التعامل مع المشاريع النسائية .
– له قبول، وذو شخصية اعتبارية بالمنطقة .

مهام مشرف المعهد:
1) تصميم وتحديث اللائحة الإدارية ولائحة الصلاحيات، واعتمادها وتحديثها بشكل دوري.
2) متابعة صحة تنفيذ اللوائح والإجراءات والقرارات التنظيمية والإدارية، والإشراف على عمليات تحديثها وقياس أثرها ومستوى الرضا عنها.
3) ضبط العمليات الإدارية والمالية وفقاً للقوانين والأنظمة، والتواصل مع الجهات المختصة حسب الحاجة.
4) متابعة مهام تنمية الموارد المالية للمعهد، ورسم الخطط المستقبلية لذلك، وضبط الإدارة المالية وإعداد الموازنة السنوية.
5) ترشيح من يحتاجه المعهد من الكادر الرجالي والنسائي بمن فيهم العميدة، والرفع إلى مجلس الإدارة لإصدار قرار التعيين.
6) إدارة أفراد الكادر الرجالي ـ إن وُجد ـ ومتابعة شؤونهم وتكليفهم حسب اختصاصهم؛ لتوفير احتياجات المعهد وتسيير أعماله.
7) تمثيل المعهد رسميًّا أمام المجتمع والجهات الرسمية، وفي التعاقد مع الموظفين، والمستشارين، وأعضاء هيئة التعليم.
8) متابعة إعداد التقارير المالية والإدارية الدورية، واعتماد المشتريات والرواتب وباقي المصروفات وفق ما يوكل له من صلاحيات.
9) النظر في احتياجات المعهد في النواحي الفنية والتجهيزات والصيانة، وتكليف من يلزم بتأمينها ومتابعتها.
10) النظر في ترشيحات عميدة المعهد للكادر النسائي الإداري والتعليمي، والرفع بها إلى مجلس الإدارة لطلب الموافقة على تعيينها.
11) اعتماد الخطة السنوية للقبول والتسجيل، والخطة التشغيلية، وخطة الاختبارات، ولحفل الخريجات، مع الرفع لمجلس الإدارة إن لزم الأمر .
12) السعي لتطوير البيئة التعليمية والإدارية في المعهد ولصورته الذهنية وقياسها المستمر.
13) التواصل والمتابعة مع الجهات ذات الإشراف الأكاديمي والعلمي والإداري والقانوني على المعهد، وتوفير متطلباتهم.
14) التفاوض مع أعضاء هيئة التدريس الرجال والمتعاونين؛ لسد احتياج المعهد، والمتابعة معهم فيما من شأنه تسهيل عملية الاستفادة منهم.
15) الإشراف على كافة الأنشطة الإعلامية والإصدارات، والتأكد من توافقها مع السياسة العامة للمعهد.
16) إدارة ومتابعة العميدة، والتحقق من خلالها عن أداء الكادر النسائي

PhaseOnecat8_page64
تقوم بعض الجهات الإشرافية على المعاهد بتخصيص وحدات إدارية كلجان أو أقسام للإشراف على عموم المعاهد التابعة لها، وحينها يتم الاستغناء عن وظيفة مشرف المعهد.

PhaseOnecat8_page65
ومن الوظائف الشائعة في فريق عمل المشرف

– سكرتير.
– مسؤول إداري.
– محاسب.
– مسؤول النقل.
– عامل الحراسة.
– مسؤول الصيانة .
– الدعم التقني وإدارة الموقع الإلكتروني.

عميدة المعهد:
وتعين غالباً بقرار من مجلس الإدارة، ويتم ترشيحها من قبل المشرف بناءً على معايير وجدارات يتم تحديدها، وتكون هي المسؤولة الأولى أمام مشرف المعهد عن متابعة وتطبيق السياسات واللوائح والإجراءات والقرارات وتنفيذها، وهي التي تقوم بإدارة الكادر النسائي والعملية التعليمية بالمعهد. ويشترط أن تكون حاصلة على شهادة الماجستير كحد أدنى، ويفضل حصولها على الدكتوراه، كما يشترط أن تكون من ذوي الخبرة الإدارية والتعليمية ما لا يقل عن خمس سنوات. وتكون مدة تعيين العميدة لفترة معينة كثلاث سنوات أو أربع قابلة للتجديد، بشرط ألا يستمر التمديد لأكثر من عشر سنوات، وفي حال تعذر إمكانية الحصول على من تحمل شهادات عليا، فبالإمكان تسميتها مديرة المعهد.
مهام العميدة:
1) تفهم إستراتيجية المعهد وأهدافه ورؤيته ورسالته، والمشاركة في تحديثها، والعمل على تطبيقها.
2) انتقاء وإدارة وتطوير الكادر النسائي للمعهد، وتقييم أدائهن وتقويمه.
3) رسم وإدارة الإجراءات التنفيذية للعمليات الإدارية والتعليمية بالمعهد، وتطويرها بشكل مستمر.
4) إدارة المجلس التنفيذي.
5) تطوير برامج المعهد التعليمية والتربوية والأساليب الفنية.
6) حضور المؤتمرات والندوات العلمية المتعلِّقة بمجال عمل المعهد، وتمثيله رسمياً.
7) الإشراف على تهيئة البيئة التربوية الصالحة لبناء شخصية الدارسة، ونموها من جميع الجوانب، وإكسابها الجدارات المطلوبة.
8) مخاطبة الجهات ذات الإدارات النسائية الرسمية والخيرية، وكل المخاطبات الموجهة إلى العنصر النسائي.
9) رسم الخطط لسد الاحتياج العلمي لأعضاء هيئة التدريس، والمتعاونات، والموظفات.
10) توزيع الأعمال على منسوبات المعهد وتفصيلها، ومتابعة قيامهن بمهامهن وفق ما تقتضيه حاجة المعهد.
11) تعزيز دور المعهد الاجتماعي، وفتح آفاق التعاون والتكامل بين المعهد والجهات الحكومية

PhaseOnecat8_page66

PhaseOnecat8_page67

والمؤسسات الخيرية والأهلية.
12) ضمان التزام أقسام المعهد المختلفة بالنظام الإداري الأنسب لطبيعة العمل وتطبيق السياسات.
13) التواصل المستمر مع الأقسام بالمعهد لمناقشة الاقتراحات التي من شأنها تطوير أداء العمل.
14) الرفع بالتقارير الدورية إلى المشرف، وتتضمن ما تم إنجازه، إضافة إلى ما تراه من مبادرات ومرئيات تهدف إلى تطوير المعهد.
15) دراسة الصعوبات والفرص السانحة لتطوير العمل.
16) القيام بما يوكل إليها من مهام مرتبطة بأهداف وظيفتها.
ومن الوظائف الشائعة في فريق عمل العميدة:
– الوكيلة التعليمية.
– الوكيلة لشؤون الطالبات.
– سكرتيرة تنفيذية.
– مشرفة شؤون الطالبات.
– مشرفة الشؤون الإدارية والموارد البشرية.
– المحاسبة.
– معلمات القرآن والتجويد.
– الحاضنة.
– عاملة النظافة والضيافة.

PhaseOnecat8_page68_1

-مراعاة لعدم تضخم الهيكل وخاصة في المعاهد الصغيرة، فإنه يتم دمج المهام في وظائف أقل، والاستعانة بالمشغلين بساعات مقطوعة، على سبيل المثال المحاسبة.- يوجد في موقع الدليل لوائح تنظيمية لمعاهد تتضمن الوصف الوظيفي للوظائف.PhaseOnecat8_page68_2
يمكن اعتماد مبدأ الوظيفة لا الموظفة فقد تكون الموظفة لديها أكثر من مهمة ، وتُعَيَّن بناء على حجم المنظمة التي تعمل فيها

PhaseOnecat9_page62

التجهيز :
– في مرحلة تحديد الاحتياج يكون فريق التأسيس قد توصَّل لتحديد المكونات الواجب توفرها لتجهيز المعهد من النواحي المادية والمالية، وتبقى الآن عملية التنفيذ العملي لما تم تحديده مسبقاً، ويقوم كلٌّ من مشرف وعميدة المعهد -أو من يكون في الإدارة التنفيذية بحسب الهيكل والمسميات التي تم تحديدها في الخطة الإستراتيجية- بمساعدة فريق التأسيس في تنفيذ التجهيزات المادية والمالية.
– بالاستناد لنتائج الدراستين الفنية والتسويقية، وبالنظر لمتطلبات الجهة الرسمية بخصوص البيئة المادية، يمكننا تحديد المستلزمات المادية المطلوبة واللازمة، والمتوافقة مع حجم الاستهداف وأنشطة البرامج التي تم اختيارها للمعهد.
– يعد مبنى المعهد حجر الأساس في الإعداد المادي، فإن لم تكن الجهة الرسمية التي يتبع لها المعهد تقوم بتوفير مبنى خاص، فيلزم انتقاء الخيار الأنسب، سواء أكان استئجار أو شراء أو بناء المعهد.
– يؤخذ في الاعتبار التكلفة والاشتراطات الرسمية لذلك، والإشراف الهندسي المتخصص في حال البناء أو الصيانة.
– تختلف مرافق البناء من معهد لآخر متأثرة باشتراطات الجهات التعليمية والإشرافية وثقافة المجتمع ورغبات الطالبات.

خطوات التجهيز:
1) حصر المتطلبات.
2) خطة توزيع الأدوار والمهام للمتطلبات بين فريق العمل.
3) جمع التسعيرات والمواصفات المتاحة في السوق لانتقاء الأنسب منها، سواء للمواد أو التعاقدات.
4) تنفيذ عمليات الشراء والتعاقدات والتأثيث وغيرها من نقل وتنظيف قد تستدعيه طبيعة الحال.

PhaseOnecat8_page70

PhaseOnecat9_page71

بالإمكان عمل جدول يبين فترات الضمان والتجهيزات ذات الأهمية للمعهد، وعنوان الجهة الضامنة، وبيانات التواصل معها، بالإضافة للحفظ المادي للبطاقات والمستندات اللازمة للضمان.

PhaseOnecat9_page72

PhaseOnecat9_page73p>- عدد الفصول التعليمية تبنى عادة على الطاقة الاستيعابية للمعهد، ومن الشائع تخصيص 3 مرافق للدفعة الواحدة، فلو أن الدفعة 30 طالبة فيتم تخصيص فصلين لتعليم القرآن الكريم وبعض المقررات لكل ( 15 طالبة)، وقاعة لعموم الدفعة (30 طالبة) يتلقين فيها المحاضرات الأكاديمية.
– تعمد بعض المعاهد للتعاقد مع جهات متخصصة في تأثيث المباني التعليمية.

PhaseOnecat9_page74

في حال الاستئجار، أو شراء مبنى خاص بالمعهد، يفضَّل البحث عن مبنى قد تم بناؤه للأغراض التعليمية؛ فذلك يحقق العديد من الشروط الفنية في البيئات التعليمية، كما بالإمكان الاندماج مع مراكز نسائية قريبة، ولو كحل مؤقت لحين توافر الموارد للبناء أو الشرا

PhaseOnecat9_page75

PhaseOnecat9_page76

PhaseOnecat9_page77

PhaseOnecat9_page78

PhaseOnecat9_page79

الموازنة المالية وتأمينها
النظام المالي من المكونات الأساسية في المعاهد، ولكون المعاهد تتبع لجهات تنظيمية تشرف عليها، سواء وزارة بشكل مباشر، أو جمعية وغيرها، فإن المعهد يستقي نظامه المالي والمحاسبي من تلك الجهات الإشرافية، وتكون له حرية التنظيم فيما أسندت له من صلاحيات وإجراءات، وهذا التنظيم الداخلي يتم تحديده بإشراف مختص مالي ذي خبرة في المجال، وبالإمكان الاستفادة من الاطلاع على أنظمة مشابهة، وتشترط بعض الجهات وجود محاسبين قانونيين يشرفون على أعمال المعهد المالية، وهناك اشتراطات على عمليات حفظ وتوثيق القيود والعمليات المحاسبية، والتي تختلف من دولة لأخرى، فحري الاطلاع عليها وتحقيق اشتراطاتها.

PhaseOnecat10_page80

PhaseOnecat10_page81

PhaseOnecat11_page82

PhaseOnecat11_page83