Phasetwocat1_page122_1Phasetwocat1_page122

2- مقدمة :

يعرف التطوير بأنه التغيير والتحول من طور إلى طور بهدف إحداث آثار إيجابية، ومع تعدد وتنوع أدوات ومفاهيم التطوير إلا أننا سنستعرض خمسة محاور أساسية مهمة لمعاهد إعداد معلمات تعليم القرآن الكريم وهي:

الجودة .
تنمية الموارد البيئة .
العناصر والمكونات المؤسسية للمعهد .
البحث والتطوير .

Phasetwocat2_page123
Phasetwocat3_page125

إن مفهوم الجودة وتجويد العمل عموماً ليس بجديد علينا نحن المسلمين؛ فالإسلام يحثنا على إتقان العمل ويدعو للتحسين والجودة والإخلاص في العمل. قال الرسول صلى الله عليه وسلم: (إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه) رواه البيهقي. والدارس لمبادئ الجودة الشاملة يجد أن كثيراً من تلك المبادئ قد اهتم بها الإسـلام وعمل على ترسيخها، والتي منها على سبيل المثال لا الحصر :
حب العمل والإتقان فيه.
الشورى.
الإخلاص والمراقبة الذاتية.
فرق العمل والتعاون والتكافل بين أفراد المجتمع.
التدقيق والمحاسبة.

وفي اللغة يذكر المعجم الوسيط أن الجودة تعني كون الشيء جيداً، وهي مصدر للفعل جاد.
وعند علماء الإدارة تعددت تعريفات الجودة الشاملة، فقد نظر إليها البعض على أنها «اتخاذ الجهود، واستثمار الطاقات لتحسين المنهج الإداري ومواصفاته بما يحقق رضا العميل», ويذهب البعض إلى أن الجودة الشاملة تعني الكفاءة والفعالية، وهذا يمثل أحد الأسس التي ترتكز عليها الجودة الشاملة، وهو تحقيق المواصفات المطلوبة بأفضل الطرق، وبأقل جهد وتكلفة، أما الفعالية فتعني تحقيق الأهداف أو المخرجات المنشودة وبما يرضي رغبات المستفيد من الخدمة، وهذا يعد أهم أسس الجودة.
وتعرف على أنها عمل الشيء الصحيح بطريقة صحيحة بدون أخطاء من أول مرة وفي كل مرة.
ونلاحظ أنه لا يوجد تعريف محدد لمفهوم إدارة الجودة الشاملة، بل كثرت تعريفاتها وتعددت مفاهيمها؛ وذلك بحسب النظر إليها من جوانب متعددة، شأنها في ذلك شأن غالبية مفاهيم العلوم الإنسانية.

من أدوات تطوير القادة الأكثر انتشاراً هو ملازمة مستشار لفترة من الوقت، حيث يضع المستشار مجموعة مهام عملية للقائد ويشرف على تطبيقها

Phasetwocat3_page125_1

Phasetwocat3_page126

الجودة الشاملة في المنشآت التربوية والتعليمية :

يعرفها البعض بأنها عملية مستمرة لتطبيق مجموعة من المعايير والمواصفات التعليمية والتربوية اللازمة لرفع مستوى جودة وحدة المنتج التعليمي بمشاركة جميع أعضاء المؤسسة التعليمية، وفي جميع جوانب العمل التعليمي والتربوي بما يتناسب مع متطلبات المجتمع.
ويعرفها آخرون بأداء العمل بأسلوب صحيح متقن وفق مجموعة من المعايير التربوية الضرورية لرفع مستوى جودة المنتج التعليمي بأقل جهد وكلفة محققاً الأهداف التربوية التعليمية، وأهداف المجتمع، وسد حاجة سوق العمل من الكوادر المؤهلة علميًّا .

1-قيادة المعهد:
لا تخفى أهمية دور القيادة في إنجاح المعهد وتوجيه دفته نحو النجاح والتألق، مواجهين الصعوبات والعوائق، متخذين القرارات السديدة، مقدمين الدعم والمساندة لفريق عملهم، وحاملين هم التميز على عاتقهم، وبإمكاننا التطوير في
محور القيادة من خلال بندين :
أ- تفعيل وتطوير القادة الحاليين للمعهد، ويكون بأربع خطوات رئيسية:
1. تحديد أدوارهم الأساسية مثل (توفير بيئة تحفيزية- دعم وتطوير فريق العمل- إدارة الدفة لخدمة الرؤية- تحليل دائم ومراقبة للمتغيرات الداخلية والخارجية لتلافي الصعوبات واستثمار الفرص-استشراف المستقبل والإعداد له …).
2. قياس مدى انطباق هذه الأدوار على القادة الحاليين للمعهد لمعرفة الفجوات التطويرية.
3. رسم خطة تطويرية لتلافي القصور في الفجوات التطويرية وتعزيز نقاط القوة.
4. تنفيذ الخطة التطويرية وإعادة القياس لمعرفة التغير الإيجابي الذي تم.
وبعد معرفة التغيير الذي تم في كفاءة القادة نكون قد خلصنا لنتيجتين، أولاهما: الفجوات التطويرية الجديدة والتي سنرسم لها خطة جديدة، ونكرر ذلك بشكل دوري طيلة بقاء القادة بالمنظمة، والنتيجة الثانية أننا عرفنا ما هي أنسب وسائل تطوير للقادة الذين لدينا، بحيث نعتمد تلك الأدوات التطويرية في الخطط الجديدة لتطويرهم.
Phasetwocat3_page127

ب- إعداد الصف الثاني لقيادة المعهد مستقبلاً:

ونقصد انتقاء وتأهيل أشخاص من داخل بيئة المعهد من خلال مواصفات وسمات للكفاءات المطلوبة ليكونوا مستعدين للقيام بدور قيادي في أي وقت، ويكون ذلك من خلال خطة تطويرية تحوي (قياس دوري- دورات تدريبية- ملازمة للقادة وإشراكهم في بعض الأعمال والقرارات لبعض الوقت- تفويضهم لبعض الوقت في القيادة وجعلهم يتخذون القرارات).
2- التركيز على المستفيدين من خدمات المعهد ومخرجاته :
تهدف الجودة إلى تحقيق رضا المستفيدين من المعهد من خلال معرفة تفضيلاتهم وتوقعاتهم، ثم السعي لتوفيرها بل والزيادة عليها ما أمكن، وذلك سينعكس على تفاعل المستفيدين بشكل أكبر، وعلى نجاح المعهد وديمومة عطائه، ويتم معرفة رضا المستفيدين ورغباتهم من خلال عدة أدوات، أبرزها (صندوق الشكاوى والاقتراحات- استبانات لقياس محور معين- التواصل المباشر مع المستفيدين- اجتماعات مركزة مع عينة من المستفيدين لمناقشة محور معين، أو لقاءات مفتوحة مع عموم المستفيدين)

Phasetwocat3_page128

Phasetwocat3_page129

بالإمكان جعل صندوق الشكاوى والاقتراحات إلكترونياً؛ لتسهيل عملية التعاطي معه، وبالعموم يجب أن يتفاعل الصندوق بشكل مباشر مع المستفيدين لتزداد ثقتهم به ويتفاعلون معه بشكل إيجابي، ومثال ذلك أن يتم الإعلان عن حل بعض المشاكل الواردة من خلال الصندوق.

والمستفيدون في المعهد هم :Phasetwocat3_page130

3- أسلوب النظم والعمليات

يتكون المعهد من ثلاثة أنظمة (تعليمي – إداري – مالي)، وترسم الخطة الإستراتيجية وفق أهداف توزع على هذه الأنظمة الثلاثة، والتي تعتبر أنظمة مفتوحة تتفاعل فيما بينها ومع البيئة المحيطة بما تحتويه من عوامل اجتماعية وثقافية واقتصادية وديموغرافية ونحوها.
وفي هذا المعيار وبالانطلاق من مفهوم «ضبط الجزئيات يسهم في نجاح المخرج النهائي» فإننا نصمم كل نظام، ونوليه كبير الاهتمام، ونقارنه بالأنظمة المماثلة والمشابهة لدى الجهات الأخرى، وباستشارة مختصين من نفس المجال، علماً أن النظام يتكون من مجموعة عمليات، ومثال ذلك: النظام التعليمي يحوي العمليات التالية: (الاختبارات – تصميم المناهج – اعتماد المناهج – اختيار الطاقم التعليمي – تقديم المحاضرات … إلخ)، والنظام الإداري يتكون من العمليات التالية: (القبول والتسجيل – إدارة اليوم الدراسي – إدارة الموارد البشرية … إلخ).
ولكل عملية من هذه العمليات يتم رسم خريطة إجراءات خاصة بها، والتي تحدد خطوات العمل لتنفيذ المهام مع توضيح من المسؤول عن التنفيذ، وخلال كم من الوقت، وما النماذج والصلاحيات التي يستخدمها، وما الموارد التي يحتاجها في تلك المهمة.
ويستخدم بالعادة ما يسمى بالمخطط الخوارزمي لتبيين تتابع الإجراءات الخاصة بكل عملية، وهذه الطريقة تعطينا خارطة لضبط وتطوير الأعمال وقياسها ومعرفة مواطن الخلل بدقة عن طريق رسم كل إجراء داخل إطار وتوضيح العلاقة بينهم بأسهم.

Phasetwocat3_page131

العاملون في المعهد هم الأساس الذي يعول عليه في تنفيذ الخطط ونجاحها، ولكي يشاركوا بكامل قدراتهم في إنجاح المعهد فلا بد أن يكون وراء ذلك دافع قوي أكبر من مجرد مهام وظيفية محددة بعقد عمل، ومن أهم الدوافع الرئيسية في بيئة المعاهد:
1- ابتغاء الأجر من الله والإسهام في خدمة كتابه الكريم .
2- الإيمان بأن نجاح المعهد نجاح شخصي للموظف، ويتحقق ذلك الإيمان والتبني إذا نشرنا ثقافة أن النجاح والجودة مسؤولية الجميع، وأن لكل موظف دوراً في النجاح، ثم إشراكهم في عملية اتخاذ القرارات، والسماع لهم وأخذ اقتراحاتهم ومبادراتهم بعين الاعتبار، ثم في ختام كل نجاح أو عام دراسي يتم نسب النجاح لجميع العاملين والمساهمين، لا أن تنفرد به قيادة المعهد لوحدها .

ويتم إشراكهم بالسماع لرأيهم في مجموعة من القرارات، وفي التفاعل المباشر بين قيادة المعهد والعاملين، وبتكوين علاقات اجتماعية بين القيادة والعاملين.
5- الاعتماد على الحقائق في اتخاذ القرار :
القرارات هي من أهم الأدوار التي يؤديها القادة والإداريون وفق منظومة محددة للصلاحيات لكل مستوى إداري، وليكون القرار سديداً فلا بد أن يبنى على معلومات دقيقة في المجال الذي نريد التقرير بصدده، وأن لا نكتفي بمعلوماتنا وانطباعاتنا الشخصية نحو المجال، ومن أمثلة ذلك :
-معرفة العدد الحقيقي للشواغر الحالية والمستقبلية في وظائف معلمات القرآن مدخل في قرار عدد المقبولات لكل دفعة .
-معرفة قيم وتفضيلات الموظفات مدخل في اتخاذ قرار الحوافز التي تعد لهم .
-السماع لطرفي الخصومة مدخل في اتخاذ قرار الإصلاح بينهما أو اتخاذ إجراءات نحو الخصومة .

Phasetwocat3_page132

5- الاعتماد على الحقائق في اتخاذ القرار :

القرارات هي من أهم الأدوار التي يؤديها القادة والإداريون وفق منظومة محددة للصلاحيات لكل مستوى إداري، وليكون القرار سديداً فلا بد أن يبنى على معلومات دقيقة في المجال الذي نريد التقرير بصدده، وأن لا نكتفي بمعلوماتنا وانطباعاتنا الشخصية نحو المجال، ومن أمثلة ذلك :
-معرفة العدد الحقيقي للشواغر الحالية والمستقبلية في وظائف معلمات القرآن مدخل في قرار عدد المقبولات لكل دفعة .
-معرفة قيم وتفضيلات الموظفات مدخل في اتخاذ قرار الحوافز التي تعد لهم .
-السماع لطرفي الخصومة مدخل في اتخاذ قرار الإصلاح بينهما أو اتخاذ إجراءات نحو الخصومة .

Phasetwocat3_page133

Phasetwocat3_page134

خطوات اتخاذ القرار :
1. دراسة وتشخيص ووصف المشكلة.
2. جمع المعلومات وتحليل المسببات والعوامل المؤثرة والمتأثرة.
3. تحديد البدائل والخيارات المتاحة مع توضيح آثارها ونتائجها الإيجابية والسلبية المباشرة وغير المباشرة.
4. اختيار البديل الأنسب على شكل قرار نهائي.
5. متابعة تنفيذ القرار ورصد المتغيرات والإيجابيات والسلبيات لتكون مدخلاً في اتخاذ القرارات مستقبلاً.

Phasetwocat3_page135
6- العلاقة الإيجابية مع موردي الخدمات للمعهد:

التوريد يمكن أن يؤثر سلباً أو إيجاباً على بيئة المعهد ومسيرته، ولذلك من المهم تكوين علاقات وثيقة مع الجهات التي تورد خدمات أو مواداً للمعهد بأسلوب واتفاقيات تسهم في نجاح الطرفين، وذلك لضمان توفير السلع والخدمات التي تورد للمعهد بالوقت والسعر المناسب، وعند الحاجة لها.
ومن المهم الموازنة بين المكاسب العاجلة والاعتبارات بعيدة المدى مع الموردين والمشاركة معاً في إنشاء وإيجاد فهم واضح لاحتياجات الطرفين، ويتم تقييم الموردين من خلال: (النزاهة والمصداقية-التزامه بالمواصفات المطلوبة- والتزامه بالتسليم في الموعد وبالكيفية المتفق عليها- المساعدات والخدمات المقدمة– تعاونه في حل الشكاوى- حرصه على التحسين والتطوير..)،

7- مبدأ التحسين المستمر :

والمقصود بالتحسين المستمر هو إدخال تحسينات مستمرة على المنتجات والخدمات والعمليات تخفض التكاليف، وتقلل الهدر للموارد، وتزيد من الإنتاجية، ويشمل كل شيء من مبانٍ وآلات إلى طرق العمل وسلوكيات وأداء المرؤوسين، ويتطلب التطبيق الناجح للتحسين المستمر الاهتمام والدعم الكامل من كافة المستويات الإدارية بالمعهد، وهذا يتطلب:

Phasetwocat3_page136

Phasetwocat3_page137

Phasetwocat3_page138

وفي حال عدم نجاح التغييرات يتم تخطي مرحلة التطبيق العام، والعودة للمرحلة الأولى، ومحاولة الإتيان بأفكار جديدة لحل المشكلة، ويتم الانتقال للمراحل التي بعدها مرة أخرى، وإذا لم تتحقق النتيجة المرجوة يتم إعادة الدورة مستفيدين من الأخطاء التي وقعت في المحاولات السابقة.
و( عجلة ديمنج ) للتحسين المستمر تعتبر من أهم المراجع التي قامت عليها العديد من الأدوات وفلسفات التحسين، والتي تهدف لجعل التحسين عملية تطبيقية مستمرة إلى ما لا نهاية.

Phasetwocat3_page139

يتم التواصل مع جهات العمل التي استقطبت خريجات المعهد، وسؤالهم عن مدى رضاهم من خريجات المعهد في الجانب العلمي، ورفع الملاحظات الواردة في الجانب التعليمي إلى المجلس العلمي لإجراء اللازم من تطوير مفردات المناهج، أو طرق التدريس والوسائل المستخدمة، أو كفاءة الكادر التعليمي وغيرها مما يرونه الأنسب لمعالجة الملاحظات الواردة .

Phasetwocat3_page140

تعمل بعض المعاهد على تكوين فرق عمل دورية تخصصية للتطوير والتحسين وفق المنهجية التالية:-
حصر مجموعة عمليات مراد تحسينها عن طريق عقد ورشة عمل يحضرها ( الطاقم الإداري – ممثلون للطاقم التعليمي – ممثلات للطالبات – ممثل لأحد الجهات الإشرافية أو الممولة – ممثلاث للدور النسائية وإداراتها) وبإدارة أخصائية الجودة يتم خلالها عرض لتحليل القصور في تلبية هذه العمليات لاحتياجات كل فئة من عملاء المعهد، بالإضافة لنتيجة أخذ رأيهم لمعرفة كيف يتم الإسهام من قبل المعهد ليكون المنتج أو الخدمة الواصلة لهم ذات جودة عالية بشرط أن تتوافق هذه المتطلبات مع قدرات وصلاحيات المعهد وتحقق رؤيته، وعلى أن يتم تسجيل المتطلبات على شكل رقمي قابل للقياس وفي نقاط محددة (كمية – وقت – دقة – معدل أخطاء – مستوى كفاءة – مستوى فاعلية- مجموعة معلومات موصفة .. إلخ مما يمكن قياسه والاحتكام حوله وتغييره وتطويره).
تشكل أخصائية الجودة فريق عمل لكل فصل دراسي على أحد العناوين، مع إمكانية أن يكون الطالبات أعضاء في الفريق، ثم يتم تأهيل الفريق عن طريق دورة تدريبية.
يقوم الفريق بتقيــــــيم وقياس المستـــــــــوى الحــــــــــالي للأداء وتوثيق إجراءاتــــــــــــــــــه كما يعمــــــــــــــل

في الواقع.
يتم ترتيب العملاء أصحاب العلاقة في العملية المحددة وفق أهميتهم، ثم يتم أخذ رأيهم التفصيلي عن تصورهم للوضع المثالي.
يتم تحديد فجوة الأداء الحالي بقياس الفرق بين الوضع الحالي والوضع المأمول.
وضع حلول لسد الفجوة مستفيدين من التجارب العالمية والمحلية في نفس المجال، ودون الحياد عن رؤية المعهد، والأخذ بالاعتبار لإمكانياته وصلاحياته، ثم عرضها كتوصيات على الإدارة العليا ليقوموا بالانتقاء.
رسم الإجراءات الجديدة وخطة عمل خاصة للتحسين وفق التوصيات المعتمدة وعرضها على الإدارة العليا لاعتمادها، وهنا ينتهي دور الفريق، ويتم تكريمه، ويعود دور أخصائية الجودة لتكمل باقي النقاط القادمة.
تكون أخصائية الجودة فريق للتنفيذ وتتابع التنفيذ بإشراف الإدارة.
قياس مستوى الأداء مرة أخرى، وتوثيق الأرقام الجديدة وعرضها على العميل مع سؤاله عن مدى رضاه الحالي للتحقق من أن التغيرات التي تمت قد أسهمت فعلاً برفع رضا العميل، فإن تحقق فيتم رفع تقرير للإدارة العليا بذلك، وإن لم يتم فتتابع أخصائية الجودة جوانب القصور وتقومها مستفيدة من نتائج الدراسة.

Phasetwocat3_page141

Phasetwocat3_page142

في بعض المعاهد يقوم المجلس العلمي بجدولة اجتماعات دورية مع خبراء ومستشارين في تخصصات ومناهج الخطة التعليمية تارة، وفي طرق التدريس وتقنيات التعلم وقياس الأداء تارة أخرى، ويتم السماع لرأيهم في مجال تخصصهم بعد إطلاعهم على التجربة العملية للمعهد في ذلك المجال، واتخاذ القرارات اللازمة من تطوير ونحوه ورفع تقرير لمجلس إدارة المعهد بالتوصيات التحسينية.

Phasetwocat4_page143
2- تنمية موارد المعهد:

الموارد هي اقتصاديات العمل، وهي كل ما يدخل في تسيير العمل والمهام المراد من خلالها تحقيق أهداف المعهد ورؤيته، والموارد الأساسية لأي منظمة أعمال هي :
1- الموارد البشرية.
2- الموارد المالية.
3- المواد.
4- سمعة المعهد.
5-المعرفة.
ويضيف البعض الوقت، وبالعموم فإن الموارد من أهم المكونات المؤثرة على نجاح المعهد؛ فيجدر الاهتمام والعناية بها من خلال أدوات للمحافظة والتنمية حسب طبيعة كل مورد وما يناسبه.

Phasetwocat4_page144

Phasetwocat4_page145

ثانيا : تنمية الموارد المالية للمعهد :

تختلف مصادر الموارد المالية من معهد لآخر، ومنها:
1- أوقاف أو استثمارات مالية وتجارية، وحينها يكون مفهوم التنمية استثمارياً أو عقارياً بحسب نوع الوقف، أو الاستثمار عن طريق :

Phasetwocat4_page146

2- منها ما يعتمد على منح مالية من الجهات الإشرافية التي يتبع لها، أو مؤسسات منح للأعمال الخيرية والاجتماعية، وتشترط هذه الجهات بالعادة تحقيق مجموعة معايير، وتسليم مجموعة تقارير وإشراف مالي ومحاسبي، وحينها يتعين على المعهد :
– تخصيص شخص لتلبية احتياجات الجهة المانحة أو الإشرافية وإعطاؤه صلاحيات بطلب التقارير والمعلومات من مختلف المستويات الإدارية، على أن يتمتع بلباقة وتميز في العلاقات العامة ومهارات إعداد التقارير الإدارية، ويرتبط إدارياً بمجلس إدارة المعهد مباشرة .
– رصد جميع احتياجاتهم بدقة وتفصيل لتلبيتها وفق المطلوب .
– تضمن معايير واشتراطات الجهة الإشرافية أو المؤسسات المانحة في خطط وعمليات المعهد.
3- الاعتماد على هبات المحسنين ورجال المال والأعمال، وحينها يتم تشكيل فريق تحت إدارة المشرف على المعهد، وبعضوية نسائية تحت إشراف العميدة يقمن بـ :
– إطلاق حملات للمساهمة والتبرع في إنجاح المعهد .
– إدارة عملية التواصل مع كبار المتبرعين وتنمية العلاقات معهم ليصلوا إلى مرحلة تبني المعهد من خلال إشراكهم معنوياً في فريق العمل، وتزويدهم دورياً بمنجزاته ومخرجاته.

Phasetwocat4_page147

Phasetwocat4_page148
ثالثاً : مواد وموجودات المعهد:

يحتوي المعهد على مجموعة مواد ينبغي المحافظة عليها وصيانتها، وتقسيم مسؤولية ذلك وفق نماذج للمعهد، كما يجدر اختبار مدى كفاءتها وفعاليتها واختيار إبقائها أو بدائل أخرى، ومن تلك المواد المعنية بتلك العمليات

تعتبر سمعة المعهد والصورة الذهنية التي يحملها الآخرون عنه مورداً مهماً ينعكس في إقبال الطالبات للتسجيل فيه، ولقبول المتخرجات منه في الجهات التي تعنى بتحفيظ وتعليم القرآن وفي تقدير وثقة الجهات الإشرافية والتمويلية، كما تسهم باستقرار الموارد البشرية من باب الافتخار والاعتزاز بالانتماء لمعهد ذي سمعة عالية، ويتم تنمية سمعة المعهد في المجتمع ولدى الأطراف ذات العلاقة من خلال عدة محاور، منها :

Phasetwocat4_page149

خامسا: المعرفة الناتجة عن أنشطة المعهد:
في عصرنا الحالي تتزايد أهمية المعرفة كمورد من موارد منظمات الأعمال لما لها من آثار إيجابية في تطوير الأعمال، وترشيد المصاريف، وتلافي الأخطاء، والمساندة باتخاذ القرارات السليمة، ويتم استخدام برمجيات الحاسب الآلي كوسيلة مساندة لتخزين وتحليل المعرفة واستخراج التقارير اللازمة عند الطلب من قبل المستويات الإدارية، ويتم التأمل مع هذا المورد من خلال ثلاث خطوات:
أ- تحديد المعرفة:
ونقصد انتقاء أنواع المعلومات الهامة والتي يجدر بنا جمعها والتعامل معها في اتخاذ القرارات المستقبلية، ولتكون وثائق في تسيير الأعمال في المعهد، ومن أبرزها :
– الأنظمة واللوائح والإجراءات ونماذجها .
– الخطط ومؤشراتها .
– مستوى الأداء في العمليات والخطط المرسومة ومقدار الانحراف عن المؤشرات .
– أداء الموظفين والموظفات .
– الصعوبات والعقبات التي اعترضت الخطط والمهام وفريق العمل .
– الفرص التطويرية والأفكار والمبادرات التحسينية .
– تقارير سير العمليات الإدارية والتعليمية لكافة المستويات الإدارية وتوصياتها .
– الممارسات المتميزة لأفراد فريق العمل .
– المواقف غير الاعتيادية والتعامل معها .
– مستوى التحصيل التعليمي والتسرب والتخرج للطالبات.
ب‌- تحليل وتخزين المعرفة:
ويتم ذلك من خلال الأدوات المناسبة لكل نوع من المعلومات المحددة في مرحلة تحديد المعرفة، ومن أشهر تلك الأدوات:
– صندوق الشكاوى والاقتراحات .
– وضع منظومة تقارير وتخزينها في قاعة بيانات.
– مختلف أدوات قياس الأداء للعمليات مثل (مقارنة العمليات الواقعية بما هو مرسوم، أو مقارنة العمليات المرسومة بعمليات الجهات المشابهة

Phasetwocat4_page150

والمماثلة).
– مختلف أدوات قياس أداء الموظفين ومنها استمارات التقييم الذاتي، واستبانة توزع على المستفيدين المباشرين من الموظف لمعرفة مستوى رضاهم .
– نتائج تقويم أداء المديرين لموظفيهم .
– رسم أدلة إجرائية لمختلف المهام والعمليات .
– اجتماعات بين فريق العمل لمناقشة المعارف والأساليب الشخصية في أداء المهام .
– ويتم تخزين مجمل المدخلات في قواعد معلومات حاسوبية مناسبة.
جـ – توفير ونقل المـــعرفة :
بعد تكوين قاعدة معلومات معرفية فيكون الاستثمار الحقيقي بتحليل هذه المعلومات، والخروج بتوصيات وإحصائيات تقدم لمتخذي القرارات بمختلف المستويات الإدارية، كما تشكل قاعدة البيانات تلك مرجعاً تعليميًّا للموظفين الجدد

Phasetwocat4_page151

تتعدد تعريفات بيئة العمل لتشمل عموم ما يحيط بالموظف أثناء قيامه بعمله، وفي الماضي كان يقتصر المصطلح على المكونات المادية من مساحة وتهوية وإضاءة ومواد ونحوها، ثم اتسع المفهوم ليشمل جميع ما يؤثر في أداء الموظف أثناء وجوده بمقر عمله فشمل على المكونات المادية والمعنوية مثل:

Phasetwocat5_page152
Phasetwocat5_page152_1Phasetwocat5_page152_2

وفي معاهد إعداد معلمات تحفيظ القرآن الكريم بإمكاننا الاهتمام بالبيئة من خلال خمسة محاور :
1- توجد معايير متعلقة بالبيئة المادية للمعهد تفرضها مجموعة جهات ينبغي أخذها بعين الاعتبار مثل :
أ-الجهات الإشرافية على المعهد .
ب-جهات الاعتمـــــــــــــــــــــــــــاد الأكاديمـــــــــي .
جـ – جهات الأمــــــــــــن والسلامة والبيئـــــة .
2- من المكونات الأساسية في العملية الإدارية والتعليمية البيئة التقنية بجانبها المادي والبرمجي، فيجدر بإدارة المعهد توفير مختص لإدارتها، أو توقيع عقد مع جهة مختصة بذلك والتحقق من :
– تنفيذ شروط الحفظ والاستخدام الواردة بتعليمات المصنع للأجهزة والشبكة .
– القيام بنسخ احتياطية لقواعد البيانات .
– الصيانة والتحديث الفوري للمكونات المادية والبرمجية .
-توفير برامج الحماية والمراقبة اللازمة وتحديثها .
– تقديم دراسة سنوية لمجموعة خيارات مادية وبرمجية مطروحة في السوق مع دراسة مالية.
3- تعزيز الإيجابية والروح الاجتماعية داخل المعهد؛ فيشعر فريق العمل أنه أسرة واحدة تسعى لتحقيق نجاحها الجماعي، وتشعر الطالبات بالانتماء الوجداني لهذا الكيان والإحساس بالمسؤولية تجاه مواده ومرافقه وتجاه الواجب التعليمي المناط بها .
4- إذا علمنا أن بيئة العمل تلعب دوراً كبيراً في أداء العاملين ونتائج المتعلمين فإن النمط الإداري المتبع هو المكون الأساس لتلك البيئة، ويتمثل النمط الأساسي بالآتي :
أ-الالتزام بأخلاقيات العمل والمهنة من الرؤساء والمرؤوسين .
ب-الموازنة بين تطبيق الأنظمة ومراعاة الحالات الفردية بحكمة، مع التركيز على النتائج النهائية .
جـ- الموازنة بين التعامل الإنساني والتطبيق الحرفي للأنظمة والإجراءات .
د- مشاركة الرؤساء في صعوبات وهموم المرؤوسين .
هـ- عدم الاستبداد في الرأي من قبل الرؤساء، أو تغليب المصالح الشخصية .
5- دخول منافسات وجوائز في تميز بيئة ومكونات المعهد مثل:
-جوائز التميز المؤسسي .
-جوائز مخصصة لمعاهد القرآن مثل جائزة الموسى للتميز في المعاهد القرآنية في المملكة العربية السعودية.
-اعتماد الآيزو (iso) للجودة الشاملة في المعهد .
-اعتماد أكاديمي أو مهني من جهات علمية أو مهنية .

Phasetwocat5_page156

في السعي لنيل الاعتمادات والجوائز ينبغي أن يكون الهدف تحسين البيئة والأنظمة، وليس مجرد الشهادة .

4-العناصر والمكونات المؤسسية للمعهد:
اهتم علماء الإدارة بالبناء المؤسسي من خلال محاور تختلف من عالم لآخر، وفي بيئة المعاهد تبرز لنا خمسة مكونات أساسية للبناء المؤسسي ينبغي لنا التخطيط لها جيداً، ثم وضع نماذج لبنائها ومتابعتها وتقييمها، واتخاذ اللازم من تحسينات وتقويم وتطوير، وهي خمسة محاور سبق أن فصلنا في عملية إعدادها وتشغيلها ومتابعتها فيما سبق من فصول، وهي:

Phasetwocat6_page157

Phasetwocat6_page158

كما هو الحال في كثير من بيئات الأعمال يصدر مجلس إدارة المعهد من حين لآخر قرارات نتيجة صعوبات أو أحوال معينة يمر بها المعهد، وتسمى غالباً بالتعاميم الإدارية، ويفترض جمع هذه التعاميم نهاية العام، وتقديم دراسة لمجلس الإدارة بآلية إضافة ما يلزم منها في اللائحة ليصبح جزءاً من النظام الرسمي .

Phasetwocat6_page159

تعمد بعض الجهات لعمل دراسة دورية كل ثلاث سنوات أو أكثر للاطلاع على أنظمة لوائح جهات مشابهة ومماثلة، وتقديم توصيات تحسينية على إثرها لمجلس إدارة المعهد .

Phasetwocat6_page160

تعمد بعض المعاهد بسبب شدة الاحتياج أو رغبة لاستثمار طاقات وقدرات المعهد بشكل أكبر لتقديم برامج تعليمية وتدريبية مصاحبة لبرامج الدبلوم الأساسية مثل:
-دبلوم مديرات مدارس تحفيظ القرآن- دورات في الإشراف والمتابعة

Phasetwocat6_page161

في بعض المعاهد يتم جمع عموم ملاحظات فريق العمل بخصوص أدوات التخطيط ونماذج المتابعة سنوياً، والاستفادة من رأي خبراء واستشاريين في عمليات التخطيط والتنفيذ، والاطلاع على نماذج تخطيط ومتابعة لجهات مماثلة ومشابهة، والرفع بتقرير ختامي لمجلس إدارة المعهد لاتخاذ القرارات المتاحة نحو ذلك كل خمس سنوات .

عمليات البحث والتطوير في المعهد:
تعمد غالب منظمات الأعمال لإنشاء وحدة إدارية تحت مسمى البحث والتطوير؛ لضمان استدامة التطوير والتعاطي معه بعلمية وتخصصية، أما في بيئة المعاهد فلا يلزم إنشاء وحدة إدارية وإنما يكتفى بإيجاد منظومة مهام عمل لموظف أو فريق عمل من داخل المعهد أو خارجه، ومن أبرز أدواره :

Phasetwocat7_page162

Phasetwocat7_page163

ي بعض المعاهد يتم تشكيل لجنة تعنى بالتواصل مع المتخرجات، وتقدم لهن خدمات علمية كدورات تخصصية ومواد علمية، كما تحوي على جانب تواصل اجتماعي، ويستفيد المعهد هنا من أمرين: الأول تعزيز المقدرات والميزات التنافسية لمنتجاته وهن المتخرجات، ويأخذ تغذية راجعة مباشرة من الخريجات تسهم بتطوير المناهج، وكافة مكونات المعهد بعد السماع لتوصيات الخريجات من خلال الواقع العملي ومعرفة الصعوبات التي واجهنها.

Phasetwocat7_page164